Nu de onderwijsinstellingen en een groot deel van het openbare leven stil komt te liggen kunnen we zeker stellen dat dit grote effecten gaat hebben op het bedrijfsleven en consumenten. Met strategisch improviseren kunnen we wendbaar een koers proberen vast te houden. Dan moeten we wel plannen gaan maken, en ons geen dingen laten overkomen.
Ik focus mij in deze blog op het MKB, met name architectenbureau’s en aanverwante bedrijven, dat is immers mijn grootste groep klanten. Hoe kunnen we de komende weken en maanden ons enigszins voorbereiden op een nieuwe situatie die we nog niet kennen?
Projecten; Zoals we gewend zijn reageren de aandelenbeurzen als eerste op onzekerheid, we kunnen er van uitgaan dat banken, beleggers, ontwikkelaars en bouwers volgen. Projecten in de initiatieffase zullen minder snel doorontwikkeld worden, men wacht even met het indienen van bouwaanvragen tot men weet hoe de woningmarkt zich gaat ontwikkelen, (onder)aannemers en toeleveranciers kunnen te kampen krijgen met een nog groter tekort aan arbeidskrachten en materiaal. Als we met zijn allen minder hard gaan, merken we dat in onze branche meteen. Andersom trouwens ook, het is hollen of stilstaan.
Laten we begrip hebben voor onze partners in het vastgoed, zij hebben het zeker ook niet makkelijk, maar laten we dit ook verwachten van hen. Als projecten stilgelegd gaan worden mag je in redelijkheid verwachten dat in deze bijzondere omstandigheden daaraan medewerking verleend wordt, en vice-versa. Oftewel, keurig netjes de fases waarin we zitten afronden, facturen keurig betaald, en een vervolgafspraak voor de volgende fase. Er zijn ongetwijfeld ook goede afspraken te maken over hoe een ‘stil leggen’ omgezet kan worden in een ‘temporiseren’.
Bedrijf; Veel bureau’s zitten momenteel in een transitiefase. Men is aan het groeien, zijn aan het professionaliseren, hebben net een verhuizing achter de rug of zijn bezig met opvolging. Het is goed om je missie en visie er weer eens bij te pakken, en te kijken naar je doelen en strategie. Zijn ze nog up-to-date? Zijn ze nog realistisch?
Het is echt niet verkeerd om voor de komende maanden je doelen iets aan te passen, om op een andere manier prioriteiten te stellen. Ik kan me zo voorstellen dat het belangrijk is om de lopende bedrijfsvoering prioriteit te geven, je liquiditeit in de gaten te houden, je team bij elkaar te houden en vooral een beetje plezier in het werk te houden.
Maak een plan met scenario’s voor de komende maanden. Een optimistisch scenario, waarbij we het gewoon een paar weken een beetje moeilijk hebben, een bijna realistisch scenario waarbij het allemaal langer duurt dan we nu in gedachten hebben, en een scenario waarbij drastische maatregelen genomen moeten worden. Zet daar mijlpalen in zodat je voorbereid bent. In ieder geval mentaal, maar ook dat je weet wat je ook alweer van plan was toen je het allemaal eens keurig op een rijtje zette.
Medewerkers; Het werkelijke kapitaal van creatieve en dienstverlenende bedrijven zit in de mensen met wie we werken, binnen en buiten ons bedrijf. Medewerkers zullen over het algemeen extra loyaal mee willen werken is mijn ervaring, maar ze zullen ook onzeker zijn en wellicht zo hun eigen besognes in hun privéleven hebben.
Gooi het open en praat er over. Formeel met een speciale bureaubijeenkomst en informeel bij het koffieapparaat dat in dit soort tijden tijden een extra magnetische kracht heeft. Het is niet verkeerd om je gedachtes, twijfels en afwegingen te delen. Je medewerkers zijn voorbereid op eventuele besluitvorming maar komen ook met strategieën die je zelf niet hebt kunnen bedenken.
ZP’ers; Veel bureau’s werken met ZP’ers, sommigen zijn er zelfs grotendeels afhankelijk van. Ze zorgen voor flexibele capaciteit, specifieke expertise of fungeren als een baken waar je een beroep op kunt doen als je ingewikkelde zaken wilt bespreken.
Neem de ZP’ers mee in bovenstaand verhaal, en deel de overwegingen en beslissingen die je moet gaan nemen. Als je er voor zorgt dat zij zich onderdeel voelen van je bedrijf zullen ze zich ook weer makkelijker binden op het moment dat je elkaar erg nodig hebt. Bedenk dat de ZP’ers ook ondernemers zijn, ze delen je zorgen, en zullen best begrip hebben voor moeilijke besluiten. Behandel ze ook zoals je zelf behandeld wilt worden als ondernemer, betaal de facturen op tijd, informeer ze op tijd, en maak heldere afspraken. Wellicht kunnen ze heel goed meedenken in het vinden van oplossingen voor je bedrijfsvoering.
Thuis werken; Er bestaat een kans dat we noodgedwongen thuis moeten gaan werken omdat reizen beperkt wordt, of het OV minder toegankelijk is. Misschien zijn er medewerkers die door gezondheidsklachten nu al preventief thuis werken, of je bent zo verstandig om dit niet af te wachten en zelf het initiatief te nemen dat iedereen thuis gaat werken. Ben je daar op voorbereid?
Overleg met je systeembeheerder, update alle programmatuur, test de systemen om in je NAS, cloud, servers of whatsoever te werken en te uploaden. Maak voor de zekerheid backups. Laat medewerkers eens wat vroeger naar huis gaan om thuis te werken en te kijken of dit allemaal lukt. Als het allemaal niet nodig is, is er helemaal niets aan de hand, altijd fijn om achter de hand te hebben. Als het opeens dringend nodig is, wil je dat het op orde is.
Digitaal overleg; Thuis werken lukt over het algemeen nog wel, maar hoe overleg je met elkaar? met de overige adviseurs? met je opdrachtgevers? Je wilt elkaar toch eens in de ogen kijken. In BIM, e-mails, pdf’s en WhatsApp kun je veel feitelijke informatie kwijt, maar er kunnen dingen vergeten worden, of volslagen verkeerd geïnterpreteerd. Veel processen waarin we werken zijn iteratief, ook al beseffen veel mensen zich dat niet.
Probeer diverse systemen uit. Binnen het bureau kun je wel iets afspreken, maar je stakeholders kunnen wel eens gebruik maken van andere platforms. Zorg dat je nu alvast accounts hebt op WhatsApp, Skype (for Business), Hangouts, FaceTime, Slack, Trello, Zoom etcetera. Dat scheelt een hoop ongemak als je opeens gevraagd wordt om over een half uurtje met één van deze platformen te communiceren.
Communicatie; Het is fijn om van je opdrachtgevers en partners te horen wat zij de komende tijd gaan doen en wat ze verder nog van plan zijn. Waarschijnlijk willen ze dat ook van jou weten.
Informeer regelmatig de belangrijkste partijen met wie je werkt. Niet alleen per social media, niet iedereen leest dat, maar benader ze persoonlijk. Als je met iemand wilt afspreken, vraag hoe zij daar tegenover staan en of je een alternatief moet zoeken (je hebt immers je platforms voor digitaal overleg op orde). Bedenk dat je met mensen te maken hebt die ook niet altijd hun onzekerheid durven te uiten. Voor de kwaliteit van de communicatie is het echt veel beter als je een omgeving weet te creëren die voor iedereen goed voelt.
Hoop; Er is best veel mogelijk, geloof me. In tijden van onzekerheid zijn mensen tot meer bereid dan je van tevoren durft te bedenken.
Ik ben momenteel in verschillende onderwijsinstellingen en met verschillende bureau’s bezig om samenwerking mogelijk te houden in de toekomst. Iedereen doet zijn best, er komen ongekende krachten vrij, veel is mogelijk als je maar voor elkaar zorgt. In het verleden heb ik ook gemerkt dat een open positieve houding uiteindelijk altijd loont, alleen al omdat het een beter gevoel geeft.
Collegiale hulp; Er zijn genoeg bureau’s die in dezelfde situatie zitten, sterker nog, dat kan haast niet anders. En de meeste bureau’s zijn te klein om het allemaal zelf te kunnen bedenken en uitvoeren.
Zoek je collega’s op, overleg met elkaar, help elkaar. Je kunt samen overleggen met opdrachtgevers, elkaar tippen over dingen die werken, collegiaal personeel in-en uitlenen, faciliteiten delen, maar vooral ondersteunen om kwaliteit te blijven borgen in ons vakgebied.
Brancheorganisaties; Verschillende brancheorganisaties zullen regelmatig updates plaatsen en ons van informatie voorzien;
Er is onlangs een interessante regeling gestart voor MKB’ers om leren en ontwikkelen te stimuleren binnen je bedrijf. Het kan juist nu interessant zijn om in dit soort regelingen te duiken.
Flatten the curve; Deze term wordt veel gebruikt om de gevolgen van het virus te spreiden en zo de gevolgen overzichtelijk te houden. Een goede strategie, ook voor onze beroepsgroep.
Laten we samen verstandig zijn en zorgvuldig met elkaar omgaan. Juist nu is het zaak om goed voor elkaar te zorgen, in de breedste zin van het woord en context.
Strategisch improviseren. We zullen veel moeten improviseren, maar als we stap voor stap strategisch denken en handelen, aan zorgvuldig stakeholder management doen, en accepteren dat het een beetje zoeken en ontwerpen wordt, dan ben ik ervan overtuigd dat we er goed doorheen komen. Allemaal aspecten waar architecten nu juist heel erg goed in zijn. We zullen weer veel leren waardoor we in de toekomst onze toegevoegde waarde sterker kunnen blijven aantonen.
Ik zal, als daar aanleiding toe is, via dit blog updates plaatsen.
Ik wens iedereen veel succes, wijsheid en gezondheid toe!
Blog LeMartin; Martin Fredriks 